- Bạn đọc gửi câu chuyện thật của bản thân hoặc người mình biết nếu được cho phép, không sáng tác hoặc lấy từ nguồn khác và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về bản quyền của mình.
- Nội dung về các vấn đề gia đình: vợ chồng, con cái, mẹ chồng-nàng dâu... TTOL bảo mật thông tin, biên tập nội dung nếu cần.
- Bạn được: độc giả hoặc chuyên gia lắng nghe, tư vấn, tháo gỡ.
- Mục này không có nhuận bút.
9 sai lầm thường gặp khi sử dụng email
Những lưu ý nhỏ sẽ giúp bạn sử dụng email tốt hơn trong công việc và cuộc sống.
Những lưu ý nhỏ sẽ giúp bạn sử dụng email tốt hơn trong công việc và cuộc sống.
Email giờ đây đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong đời sống, từ những thông tin hàng ngày, giao tiếp cơ bản cho tới công việc, chúng ta đều sử dụng email bởi tính tiện dụng của nó. Dù mang tới nhiều lợi ích nhưng nó cũng gây không ít khó chịu cho người dùng, bạn có thể dễ dàng gặp stress nếu như email công việc được gửi tới tập mà không có thời gian giải quyết kịp thời.
Dù yêu hay ghét thì bạn cũng nên tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng email để tránh những sai xót không đáng có.
1. Gửi email sai địa chỉ hoặc gửi tới quá nhiều người
Tính năng gợi ý người nhận trên các ứng dụng email rất dễ khiến chúng ta gửi thư tới nhầm địa chỉ bởi nó hiển thị tên người nhận phía trước địa chỉ. Do đó, cần kiểm tra lại kỹ địa chỉ email thay vì chỉ nhìn tên người nhận (vì có thể trùng tên), tránh sử dụng chức năng tự động gợi ý của nhà cung cấp. Đôi khi, việc gửi nhầm lẫn có thể khiến tài liệu mật của bạn bị lộ ra ngoài do gửi tới kẻ xấu.
Bên cạnh đó, cần hiểu rõ To và Cc trong email. Những địa chỉ email nằm ở ô To sẽ là người bạn muốn nhận được trực tiếp thông tin hoặc phản hồi từ họ; đối với Cc là những người chỉ cần một bản sao của email để theo dõi. Tránh gửi email tới nhiều người không cần thiết hoặc ít liên quan và đặc biệt lưu ý việc trả lời tất cả email hoặc trả lời 1 email duy nhất.
2. Kiểm tra email quá thường xuyên
Trong thực tế nhiều công việc đòi hỏi việc kiểm tra email liên tục để đáp ứng hoặc phản hồi nhanh nhất có thể. Theo một nghiên cứu, chúng ta dành khoảng 28% thời gian cho việc kiểm tra mail, tương đương với 13 giờ một tuần hoặc 650 giờ một năm. Đôi khi việc này không cần thiết, nó khiến chúng ta mất tập trung vào những công việc quan trọng hoặc việc dang dở. Chìa khóa để làm việc tốt hơn là hãy hạn chế kiểm tra email, tại sao bạn không kiểm tra email vào thời gian rảnh hoặc những giờ cố định thay vì nghĩ liên tục tới chúng.
3. Không xử lý các email sau khi xem
Dù thường xuyên kiểm tra email, thế nhưng chỉ sau một thời gian hòm thư sẽ sớm đầy lên bởi chúng ta không có thói quen xử lý triệt để email sau khi xem. Để tránh tình trạng hộp thư bị đầy và ngập tràn rất nhiều loại email khác nhau từ hóa đơn thanh toán, công việc cho tới cá nhân,... sau khi xem xong, chúng ta nên nhóm chúng vào từng nhóm hợp lý hoặc xóa đi email không cần giữ lại.
Một số ứng dụng hợp lý cho việc này là Google Inbox hoặc Mailstrom.
4. Sử dụng hộp thư để tạo danh mục công việc và ghi chú
Đa phần thư điện tử đều hỗ trợ người dùng tạo to-do-list và ghi chú nhanh, nhưng đây không phải là mục đích chính của nó, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng ứng dụng chuyên nghiệp hơn (như evernote). Khi sử dụng tính năng trên ở email, nó có thể nhanh chóng bị lấp đầy bởi rất nhiều email gửi tới mỗi ngày.
5. Sử dụng cuộc hội thoại cũ cho chủ đề mới
Một trong những điều khó chịu nhất tôi từng gặp khi sử dụng email là những tiêu đề thư với nội dung "Re: Re: Re: Re:...." xuất hiện liên tục, nó sẽ khiến người nhận khó theo dõi hơn và dần họ sẽ không thể nhìn thấy tiêu đề chính của mail ở màn hình chính.
Vì vậy, hãy bắt đầu một email mới thay vì sử dụng chức năng reply-all ở email cũ. Ví dụ: Bạn không nên sử dụng email thảo luận về bữa tiệc của tháng trước để nói về việc chuẩn bị cho bữa tiệc vào tuần tới, hãy tạo email mới!
6. Dùng tiêu đề thư nhìn đã chán
Tiêu đề thư là thứ mà dân marketing đầu tư rất nhiều thời gian để viết, thế nhưng không chỉ ở ngành quảng cáo, trong bất kỳ email nào bạn cũng nên đầu tư thời gian cho nó. Tiêu đề thư quyết định mức độ nhận thức của người nhận với email bạn gửi, họ sẽ quyết định xem hay bỏ qua, thậm chí nhờ tiêu đề mà email sẽ có sự ưu tiên phản hồi của người nhận.
Dù gửi email nội dung công việc, bạn cũng nên sử dụng tiêu đề đầy đủ thông tin và thu hút, tránh tuyệt đối việc bỏ trống.
7. Quên sao lưu email quan trọng
Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng email là nơi lưu trữ không giới hạn cho tất cả email nhận được. Nhưng dù sao, nó cũng chỉ là dịch vụ của nhà cung cấp và không có gì đảm bảo cho tất cả. Những thông tin quan trọng không nên lưu tại duy nhất một nơi.
Điều gì sẽ xảy ra nếu như email của bạn bỗng nhiên bị tấn công? Hoặc dịch vụ Gmail bỗng nhiên lỗi truy cập khi bạn cần lấy thông tin gấp? Hãy sao lưu ngay bây giờ để tránh những điều đáng tiếc.
8. Gửi thông tin nhạy cảm qua email
Email có vẻ như là một nơi cá nhân, nhưng sự thực không hoàn toàn như vậy. Dù dữ liệu được gửi đi đã mã hóa thì cũng nên biết rằng bất cứ thứ gì chuyển đi qua internet, nó đều có thể bị kẻ xấu lợi dụng sao lưu.
Những thông tin nhạy cảm nên được lưu trữ cẩn thận và hạn chế tối đa việc gửi/nhận qua email cũng như các dịch vụ chia sẻ hay lưu trữ đám mây. Nếu như bắt buộc phải dùng email, bạn hãy đặt mật khẩu cho tập tin thật cẩn thận để hạn chế việc xâm phạm.
9. Đọc xong, bỏ đó, quên trả lời
Đây là lỗi thường gặp nhất với những người nhận số lượng email lớn. Bạn nhận được email, đọc nó và nghĩ rằng mình sẽ trả lời sớm, nhưng một thời gian dài sau đó bạn nhận ra rằng mình bỗng quên sự tồn tại của nó và phản hồi chậm, thậm chí gây ra điều đáng tiếc do phản hồi chậm.
Vì vậy, trong trường hợp trả lời email sau khi đọc, nên phản hồi nhanh nhất có thể và chậm nhất là nửa ngày. Ngoài ra bạn có thể thiết lập bộ lọc để đặt những email quan trọng cần trả lời sớm lên trước.
-
Công nghệ22/12/2023VNPT Cyber Immunity với nền tảng quản lý An toàn thông tin (VNPT MSS) sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tránh mất an toàn thông tin, lộ lọt dữ liệu, trước các cuộc tấn công từ trong và ngoài tổ chức.
-
Công nghệ16/11/2020Ngày 16/11 Công ty Cổ phần Nghiên cứu và Sản xuất VinSmart (Tập đoàn Vingroup) chính thức ra mắt Vsmart Bee Lite - mẫu điện thoại thông minh được trang bị tính năng 4G, mức giá thấp chưa từng có.
-
Công nghệ14/07/2020Chỉ trong một quãng thời gian ngắn, TikTok trở thành "mạng xã hội đáng sợ nhất thế giới". Tại sao ứng dụng Trung Quốc bị tẩy chay dữ dội như vậy?
-
Công nghệ24/06/2020iOS 14 mang đến vô số tiện ích mới lạ và tiện dụng trên dòng sản phẩm iPhone của Apple.
-
Công nghệ24/06/2020Với những bước đơn giản dưới đây, người dùng đã hạn chế thấp nhất nguy cơ bị hacker tấn công chiếm quyền Facebook.
-
Công nghệ24/06/2020Số lượng vụ trộm cướp tiền điện tử tăng nhanh trong năm 2019, các đối tượng cũng có xu hướng thực hiện các vụ trộm với quy mô lớn hơn.
-
Công nghệ23/06/2020Sắc lệnh vừa được tổng thống Mỹ ký sẽ cắt đứt nguồn cung lao động nước ngoài quan trọng cho các công ty công nghệ.
-
Công nghệ23/06/2020Đặc biệt với chị em công sở càng nên nắm vững để không mất tài khoản và thông tin cá nhân đáng tiếc nhé!
-
Công nghệ23/06/2020Nhiều thương hiệu lớn đang tẩy chay quảng cáo trên Facebook để phản đối việc yếu kém trong xử lý ngôn từ thù địch và thông tin sai lệch của mạng xã hội này.
-
Công nghệ23/06/2020Hệ điều hành mới dành cho iPhone hỗ trợ widget tại màn hình chính, cho phép xem video trong khi làm việc khác, cập nhật tính năng cho các phần mềm khác.
-
Công nghệ23/06/2020Apple bước vào Hội nghị WWDC 2020 trong lúc phải đối mặt với làn sóng phản ứng gay gắt nhất từ giới công nghệ kể từ khi App Store “chào đời" năm 2008.
-
Công nghệ22/06/2020FaceApp là ứng dụng đang “gây sốt” trên mạng xã hội với tính năng “chuyển đổi giới tính”. Tuy nhiên, có thông tin cho rằng ứng dụng này lấy cắp thông tin người dùng, liệu điều này có chính xác?
-
Công nghệ22/06/2020Khi xe sắp hết nhiên liệu, trước khi qua đoạn đường ngập nước, trước khi tắt máy,... là những thời điểm mà điều hoà trên ô tô cần phải được tắt.
-
Công nghệ22/06/2020Là một trong những ứng dụng phổ biến ở Việt Nam, nhưng TikTok đang bị liệt kê vào danh sách cấm từ phía Ấn Độ vì có nguồn gốc xuất xứ từ Trung Quốc.