Học thói quen chuyên nghiệp để thành công

Vậy những thói quen chuyên nghiệp đó là gì? Những lời gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tạo ra những thói quen tốt để đạt đượcsự tích cực trong năng suất làm việc:

1. Tạo và làm theo danhsách công việc hàng ngày

Những chuyên gia thành công nhất thường có thói quen làm việc chuyên nghiệp từ sớm để định hướng cho sự nghiệp phát triển của mình

Khôngcó một lý do gì để bạn phải “lúng túng” tại nơi làm việc chỉ vì không chuẩnbị và không tập trung. Việc đặt ra một kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung rõ hơnvề mục đích và cách hiệu quả nhất để đạt được mục đích đó.

Bạn có thể tổ chức tốt côngviệc nếu bạn vẽ ra một biểu đồ những việc cần làm trong ngày và cuối ngày.Một người có đầu óc tổ chức sắp xếp tốt luôn đạt được hiệu quả mà không bịlãng phí thời gian vô ích.

Xem xét từng nhiệm vụ và luônghi nhớ trong đầu rằng bạn đang làm việc cho ai - những người cần biết đếnsự tiến bộ của bạn và bạn mong đợi những gì từ những người cộng tác với bạn.Tạo một danh sách công việc và mục tiêu hoàn thành chúng trong một thời giannhất định. Nếu có việc gì cần được điều chỉnh, bạn nên giải quyết nó mộtcách nhanh chóng và cố gắng tránh ảnh hưởng tới những nhiệm vụ khác.

Những thói quen chuyên nghiệpthường đòi hỏi cách “tiếp cận” nhiệm vụ đúng hướng. Cách tiếp cận này chínhlà tạo ra một luồng công việc phù hợp và cho phép bạn thiết lập được thờihạn thực tế. Nếu công việc của bạn được tổ chức, tâm trí của bạn sẽ phối hợpmột cách nhịp nhàng, và khi đó tổng thể chất lượng và sự thoả mãn trong côngviệc của bạn sẽ tăng lên.

Một khi bạn đã làm chủ đượcnhững thói quen chuyên nghiệp như việc hàng ngày lập kế hoạch, bạn có thể mởrộng nó để lập kế hoạch hàng tuần, như vậy bạn sẽ biết rõ ràng 5 ngày tiếptheo sẽ diễn ra như thế nào. Nếu trong trường hợp đã đến hạn chót cho mộtcông việc nào đó, thì một danh sách các việc cần làm sẽ giúp bạn bình tâm màthực hiện hơn là rơi vào tình trạng “đầu bù tóc rối” không biết nên làm gìvà đành biến nhà thành công sở.

2. Sớm hơn 10 phút

Đúnggiờ là một trong những yếu tố quan trọng nhất của những thói quen chuyênnghiệp để bạn áp dụng. Đó là điều thiết yếu trong giới kinh doanh và nó làmột chỉ số trung thực của các kỹ năng tổ chức và uy tín của bạn. Sự chậmchạp thường phản ánh một loạt các lỗi khác mà nhiều người sử dụng lao độngsẽ tránh gặp phải.

Nếu bạn là một trong số nhữngngười đi làm trễ, dù đúng hay không, bạn cũng sẽ được xem như là người cuốicùng quay lại làm việc sau bữa ăn trưa và như là người cuối cùng đến trongmột cuộc họp quan trọng.

Sự đúng giờ cần phải đặt lênđầu danh sách các thói quen chuyên nghiệp để áp dụng. Hãy thử là sớm 10 phútthay cho muộn 10 phút. Bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 10 phút vào những hạnchót khác trong kế hoạch hàng ngày của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn có một cáihạn chót vào lúc bốn chiều, bạn hãy hoàn thành nó vào 3h50. Mỗi lần bạn làmxong sớm, giám đốc của bạn sẽ ghi nhớ và nó sẽ tốt hơn là khi bạn thườngxuyên hoàn thành muộn.

Sau giờ làm việc, làm một số việc thư giãntương tự như vậy trước khi bạn trở về nhà. Việc có thời gian để thư giãn vàkhông cuống cuồng chỉ vì bị chậm trễ là một trong những lợi ích của việcđúng giờ và tất cả đều bắt đầu với việc sớm 10 phút.

3. Tìm hiểu thêm về côngviệc qua báo chí

Càng biết nhiều, khả năng thăng tiến của bạn sẽ càng cao

Càng biết nhiều, khả năngthăng tiến của bạn sẽ càng cao. Một thói quen chuyên nghiệp tuyệt vời kháccần được áp dụng đó là tìm hiểu về ngành nghề của bạn. Tạo thêm thời gian đểnghiên cứu xem công ty của bạn có ảnh hưởng như thế nào đến thị trường vàtìm kiếm những tạp chí có thể giúp bạn “tăng tốc” hoặc “động lực” để pháttriển.

Việc quyết định đọc tạp chínào phụ thuộc vào việc bạn đang làm việc trong chuyên ngành nào. Nếu bạnkhông chắc chắn bắt đầu từ đâu, hãy thử đọc bất kỳ ấn phẩm nào có trong vănphòng của mình. Nếu bạn không thể tìm thấy bất kỳ bản in nào, bạn có thể“săn lùng” trong những bài báo trực tuyến.

Đọc báo không nhất thiết phảiđược đọc tại nơi làm việc. Nếu đam mê công việc thì một khi bạn đã chọn đượcmột vài tạp chí yêu thích, bạn có thể đặt mua và đọc chúng vào thì giờ nhànrỗi. Bạn càng đọc nhiều, kiến thức về chuyên ngành của bạn càng lớn. Nếu bạnáp dụng những kiến thức đó vào công việc của bạn, tất cả sự đóng góp của bạnsẽ tạo nên sức mạnh làm cho công việc của bạn sẽ luôn luôn tốt đẹp.

4. Giữ bàn làm việc gọngàng

Một bàn làm việc lộn xộn làdấu hiệu của một tư tưởng vô tổ chức. Không có gì nói: “Tôi lộn xộn” hơn làbiểu hiện của những giấy tờ rải rác trên bàn làm việc và còn “sót lại” bữaăn nhẹ của ngày hôm qua bên cạnh chiếc máy tính. Chỉ cần có thói quen tốt vàcó tổ chức về những cái gì cần phải giữ và nơi cất chúng.

Hãy đảm bảo rằng tất cả mọithứ, từ các hồ sơ dự án đến rác đều có chỗ của nó. Đừng để giấy tờ chất đống,làm các thư mục cụ thể cho các dự án hiện tại, trong khi đó thường xuyên huỷbỏ hay lưu trữ những tài liệu cũ không cần thiết.

Một bàn làm việc sạch sẽ cónghĩa là điện thoại, máy tính và lịch của bạn không bao giờ vượt ra khỏi tầmvới của bạn. Với các thư mục gọn gàng, có tổ chức, bạn sẽ tiết kiệm đượcthời gian khi phải tìm kiếm những chú ý cho cuộc họp cuối tuần hay là dựthảo các dự án mà bạn phải soạn thảo trong buổi sáng nay.

5. Sắp xếp các e-mail hàngngày

Tài khoản email thường xuyênbị tràn ngập bởi những thông báo hàng ngày. Email có thể tiện lợi, nhưng khinó được gửi đến hàng loạt và quá tải thì rất dễ khiến những tin tức quantrọng bị lạc trong cả đống email quảng cáo lẫn email làm việc và có nguy cơbị đưa vào mục “spam”. Thói quen chuyên nghiệp cuối cùng để chúng ta áp dụnglà kiểm soát các thư điện tử một cách khoa học.

Bạn có thể trả lời nhữngemail ngay lập tức, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn.Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các quy tắc email tự động để chuyển nhữngthư mới vào trong các thư mục định trước, có thể dựa trên người gửi, chủ đề,hay điều kiện nào khác tuỳ vào việc lựa chọn của bạn.

Nếu bạn có nhiều khách hànghay dự án, chúng rất dễ theo dõi. Ngoài các quy tắc email, bạn có thể xếphạng tin nhắn của bạn theo tầm quan trọng (email phân loại) để xác định khinào trả lời. Một số sẽ nhận được mail trả lời ngay lập tức, các cái khác cóthể chờ đợi, nhưng mọi thứ sẽ được hoàn tất vào khoảng cuối ngày làm việc.

Đừng quên sắp xếp sổ địa chỉcủa bạn. Danh bạ nên luôn luôn hiện hữu, do đó bạn không cần tốn thời gianxem lại những tin nhắn cũ để tìm kiếm một ai đó. Bạn cũng có thể tổ chứcdanh bạ của bạn vào số lượng lớn các nhóm email, vì vậy những tin nhắn củabạn có thể đi đến những danh sách đã được cài sẵn. Điều này giúp tiết kiệmthời gian nhập địa chỉ của từng người nhận thư vào trong mail của bạn. Chỉcần nhớ phép lịch sự trong email và những thói quen email của bạn sẽ là mẫuchuẩn.

Những thói quen cũ có thể khóbị phá vỡ, nhưng đó không phải là lý do để không cố gắng và thay thế chúngbởi những cái tốt hơn. Những người thành công là những người biết tận dụngcơ hội tốt kết hợp với thói quen chuyên nghiệp. Hãy thử làm nhé, bạn sẽ cảmthấy tự tin hơn, tổ chức tốt hơn và đạt năng suất làm việc tốt hơn.