Lưu ý: Trong bài viết, khi đề cập đến giao diện mẫulà đề cập đến cách trình bày và hiển thị của văn bản, chứ không đề cập đến giaodiện của Word.
1. Hướng dẫn chỉnh sửa giaodiện văn bản mẫu của Word
Can thiệp và chỉnh sửa giao diệnmẫu của Word có thể giúp bạn tùy biến và tùy trình bày trang văn bản được hợp lýhơn. Thực hiện theo các bước dưới đây để tiến hành sửa lại giao diện mặc địnhcủa Word:
- Giao diện mẫu chứa trong fileNormal.dotm. Thông thường, Microsoft Office sẽ lưu trữ đồng thời nhiêu file mangtên Normal (ứng với các phiên bản). Để tìm và can thiệp vào file Normal.dotm,đầu tiên, bạn phải tắt đi tính năng ẩn phần mở rộng của file.
- Nếu đang sử dụng Vista/7, nhấnStart, gõ Folder Options vào hộp thoại tìm kiếm. (Nếu sử dụngWindows XP, Mở cửa sổ My Computer, chọn Tools -> Folder Options).
- Tại cửa sổ Folder Options,chọn tab View, đánh dấu bỏ tùy chọn “Hide extensions for know filetype”, click OK để xác nhận.
- Quay trở lại cửa sổ Word 2010,chọn File -> Open. Tại hộp thoại Open, bạn chọn mục Templates ởmenu bên trái.
| |
- Ở danh sách bên phải, kích đôivào file Normal.dotm để tiến hành chỉnh sửa file này. (tương tự như chỉnhsửa trên 1 file văn bản).
Mọi sự thay đổi, thiết lập vềcách thức trình bày, font chữ… trên file Normal.dotm sẽ ảnh hưởng và trở thànhmặc định trên mọi file văn bản được soạn thảo bởi Word trên máy tính.
2. Tạo header và đánh số trangmặc định:
Nếu bạn muốn mọi văn bản khởi tạođều được đánh số trang theo mặc định, mở file giao diện mẫu của Word(Normal.dotm, như cách đã hướng dẫn ở trên), đến tab Insert, chọn Page Number vàchọn vị trí, định dạng số trang muốn hiển thị. Cuối cùng, lưu lại thay đổi vàđóng file Normal.dotm.
| |
Bây giờ, mọi file văn bản đượckhởi tạo sẽ được đánh dấu trang như bạn đã thiết lập.
3. Mặc định đánh số trang từtrang văn bản thứ 2:
Thông thường, bạn sử dụng trangđầu tiên cho văn bản để trình bày trang bìa, điều này có nghĩa rằng sẽ phải đánhdấu số trang từ trang thứ 2 của văn bản.
Để thực hiện điều nãy, mở fileNormal.dotm như đã hướng dẫn, chọn tab Page Layout. Tại mục Page Setup,kích vào More Arrow (nằm ở góc dưới bên phải). Hộp thoại Page Setupsẽ được xuất hiện.
| |
Khi hộp thoại này xuất hiện, chọntab Layout, bên dưới mục Headers và Footers, đánh dấu vào tùy chọn Different First Page. Nhấn Ok để xác nhận.
Cuối cùng, lưu và đóng fileNormal.dotm. Từ bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ chừa lại trang đầutiên không đánh số trang để bạn trình bày nội dung trang bìa.
4. Khôi phục giao diện mẫu mặcđịnh của Word:
Trong trường hợp bạn đã tiến hànhcác chỉnh sửa như đã hướng dẫn ở trên, nhưng rồi không muốn tiếp tục sử dụnggiao diện đó mà muốn Word quay trở lại mẫu mặc định ban đầu, bạn có thể thựchiện theo các bước sau:
- Đóng cửa sổ soạn thảo Word đangmở (nếu có).
- Với người dùng Windows Vista/7,kích Start, gõ %appdata%\Microsoft\Templates vào khung tìm kiếm vànhấn Enter.
| |
- Cửa sổ thư mục chứa các giaodiện của Word sẽ được xuất hiện. Bây giờ, bạn chỉ việc xóa đi fileNormal.dotm (file giao diện mẫu có được sau khi bạn chỉnh sửa). Sau đó, kíchhoạt Word, file Normal.dotm nguyên mẫu (như mặc định, chưa qua sự thay đổi nào)sẽ được khởi tạo trở lại và các file văn bản sẽ lại sử dụng mẫu giao diện mặcđịnh này như trước đây.
Với người dùng Windows XP, bạntruy cập vào thư mục chứa Templates của Word theo đường dẫn C:\Users\
5. Thay đổi font chữ mặc địnhcủa Word:
Font chữ mặc định của Word 2010là Calibri, một font chữ ít được sử dụng tại Việt Nam. Để thay đổi trở lại fontchữ mặc định vẫn thường sử dụng tại nước ta (Times New Roman), bạn nhấn tổ hợpphím Ctrl – Shift – F, hộp thoại Font sẽ được bật mở.
| |
Chọn font chữ Times New Romantại mục Font, sau đó nhấn Save as Default, chọn “All documentsbased on the Normal.dotm template” rồi nhấn OK để xác nhận.
6. Thay đổi cách bố trí mặcđịnh của trang văn bản:
Bạn có thể thay đổi cách bố trímặc định của văn bản như căn lề, khoảng cách giữa các đoạn, các hàng… bằng cáchnhấn tổ hợp phím Alt-O, rồi nhấn tiếp phím P để mở hộp thoạiParagraph.
| |
Tại hộp thoại Paragraph hiện ra,thay đổi cách bố trí theo như ý muốn, sau đó nhấn nút Save as Default.
Tiếp theo, mở tab Page Layout,nhấn vào biểu tượng mũi tên (nằm ở góc phải của Page Setup), để mở hộp thoại Page Setup.
| |
Tại hộp thoại này, bạn cũng tiếnhành các thay đổi cách bố trí trang văn bản theo ý muốn, rồi nhấn nút Save asDefault để lưu lại thành mặc định.
7. Đặt tính năng AutoFormatvào thanh công cụ:
 |
Đôi khi, bạn nhận được 1 văn bảnđược trình bày một cách lộn xộn, các hàng sắp xếp không ngay ngắn, các đoạnkhông cách đều nhau… khiến cho văn bản trở nên rất lộn xộn và khó đọc.AutoFormat là tính năng cho phép bạn điều chỉnh để đưa văn bản về một định dạngtrình bày nhất định do bạn thiết lập. Tuy nhiên tính năng này không được cungcấp sẵn trên menu của Word.
Để đưa AutoFormat vào menu sẵn cócửa Word, thực hiện theo các bước sau:
- Kích vào tab File, chọnOptions. Tại hộp thoại Word Options hiện ra, tìm đến mục Quick AccessToolbar.
- Tại mục Choose Command from,bạn chọn ‘Commands not in the Ribbon’. Sau đó tìm đến mục AutoFomat từdanh sách liệt kê bên dưới, nhấn vào nút Add để đưa công cụ này vào thanhtruy cập nhanh của Word 2010.
| |
- Bây giờ, mỗi khi gặp những filevăn bản trình bày lộn xộn, bạn chỉ việc nhấn vào nút AutoFormat trênthanh truy cập nhanh để đưa chúng về định dạng mặc định, có nội dung dễ đọc hơn.
Theo Phạm Thế Quang Huy
Dân trí
