Cần có laptop và sổ ghi chép:Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bảncuộc họp cũng như một số vật dụng cần thiết khác bổ sung cho việc này, như bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ.
Nếu bạn thường xuyên phải ghi biên bản họp, tốtnhất nên chọn loại sổ ghi chép thích hợp dành riêng cho các cuộc họp và đừngquên dự trữ thêm một cây bút thật tốt. Bạn có thể chọn bút chì hoặc bút bi đềuđược, quan trọng là không làm gián đoạn việc ghi chép của mình chỉ vì... bút hếtmực.
 |
| Nếu bạn thường xuyên phải ghi biên bản họp, tốt nhất nên chọn loại sổ ghi chép thích hợp dành riêng cho các cuộc họp và đừng quên dự trữ thêm một cây bút thật tốt |
Cách ghi chép: Bạn hãy lấymột tờ giấy và phân thành các cột để ghi tên và những thông tin cần liên hệ. Đặtmột tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thôngtin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo thứ tự cho mọi người quanh bàn họp,ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp.
Nội dung của cuộc họp sẽ được ghitốc ký và có thể có quá nhiều nội dung trong một cuộc họp nên hãy thêm một cộtnhỏ bên tay trái, ghi tóm lược tiêu đề hay nội dung để sau này có thể tìm lạichúng dễ dàng.
Đọc trước chương trình:Bạn hãy đọc qua chương trình cuộc họp từ khi bạn nhận nhiệm vụ ghi biên bản đểkhông bị lúng túng vì cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc nó trước cuộc họp. Bạn cũngđừng quên ghi nhận lại điều này vào sổ ghi chép. Ghi nhận lại những kiến nghịcủa những người tham dự cuộc họp, cho dù những ý kiến của họ tán thành hoặc phảnbác và ghi thời gian kết thúc cuộc họp.
Tổng kết biên bản: Hãy đọcbản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản saukhi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần có thêm những biên bản copy của nhữngbộ phận khác để ghi nhận vào biên bản họp. Cần bảo đảm, sau khi kết thúc cuộchọp, bạn đã ghi nhận được những điều như sau: Có bao nhiêu thành viên tham dự,vắng mặt, những nội dung chi tiết quan trọng của cuộc họp và địa điểm họp.
 |
Đánh máy biên bản: Bạn hãyđánh máy lại biên bản họp nhưng tránh ghi nhận lại những vấn dề mang tính tranhcãi trong cuộc họp. Thay vào đó, bạn cần ghi lại những chi tiết nhưng không nênquá chi li, cụ thể và sử dụng từ ngữ một cách chính xác để diễn đạt nội dungcuộc họp. Cuối cùng, bạn hãy phân phối bản thảo biên bản cuộc họp đến các thànhviên trong công ty.
Theo Thuỳ Như
PNNN
