Kinh doanh văn phòng ảo được mùa

Các chi phí tăng cao, dịch vụ văn phòng chia sẻ đang đượcnhiều doanh nghiệp sử dụng cho việc kinh doanh.

Từ một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ củamột công ty nước ngoài chuyển sang kinh doanh mô hình này, ông Phan Văn Dũng,tổng giám đốc công ty đầu tư Hữu Liên, cho biết việc kinh doanh văn phòng chiasẻ đang tăng nhanh và là xu hướng sử dụng của nhiều công ty. Các dịch vụ nàynhững năm trước chủ yếu là văn phòng giao dịch của các công ty nước ngoài đặttại Việt Nam, còn hiện nay, thị trường có độ lớn hơn rất nhiều do nhu cầu củacác doanh nghiệp nhỏ và vừa, các công ty lớn có nhà máy ở xa cần đặt văn phònggiao dịch ở khu trung tâm.

Tận dụng tiện ích chung

Một trường đại học của Úc trở thành khách hàng lớn của mộtnhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tại toà nhà 37 Tôn Đức Thắng, TP.HCM. Mỗinăm các chương trình về tuyển sinh và tư vấn du học được tổ chức tại Việt Namvài lần. Chi phí văn phòng chưa đến 500 đôla Mỹ hàng tháng. Các giao dịch tạiViệt Nam được uỷ quyền cho nhà cung cấp dịch vụ theo dõi. Các cuộc gọi thông quahệ thống kết nối tự động sẽ chuyển đến văn phòng tại Úc trực tiếp giải quyết;thư từ, fax được chuyển sang hệ thống email và gửi đi. Các sự kiện lớn nhà cungcấp văn phòng cũng đứng ra tổ chức, từ thuê xe, hội trường cho đến khách mời…

Trần Hoàng Thông, giám đốc công ty Smartax, một doanh nghiệpchuyên tư vấn về thuế, cho biết do ngành nghề này vốn làm việc với khách hàngbên ngoài nhiều, vì thế cần một địa chỉ gần trung tâm để dễ dàng giao dịch.Smartax dùng thử dịch vụ của G-Office và hơn năm nay đặt văn phòng tại toà nhàIndochina. Anh cho biết các dịch vụ này khá chuyên nghiệp, nếu là doanh nghiệpnhỏ thì khó tổ chức được. Smartax đang dùng gói dịch vụ Economy của G-Office vớichi phí là 50 đôla Mỹ/tháng để sử dụng địa chỉ giao dịch, các dịch vụ tiếp kháchbên ngoài, lễ tân, điện thoại...

Thông cho biết chuẩn bị ký tiếp hợp đồng mới và dự tính lộtrình của Smartax là khi phát triển thêm một bước sẽ thuê thêm chỗ để tận dụngnhững tiện ích đã được thiết lập sẵn. Khi số lượng nhân viên tăng lên khoảng bachục người, anh sẽ thuê trụ sở làm việc riêng và tiếp tục thuê địa chỉ tại đâylàm văn phòng giao dịch. “Địa chỉ đẹp này sẽ giúp các công ty nhỏ chia sẻ đượccác dịch vụ hậu cần hiện đại mà nếu tổ chức riêng chi phí sẽ rất cao”, Thông chobiết.

Cạnh tranh với văn phòng chính thống

Dịch vụ văn phòng chia sẻ có mặt tại Việt Nam từ sáu năm naykể từ khi Regus, nhà cung cấp lớn nhất thế giới trong lĩnh vực này vào Việt Nam.Đến nay bên cạnh vài nhà cung cấp nước ngoài phát triển với lợi thế về hệ thốngcác khách hàng toàn cầu, còn có sự tham gia của khoảng 20 nhà cung cấp trongnước. Bên cạnh Regus, Levelone là các thương hiệu văn phòng ảo như G-Office, PSO,Fimexco, eOffice, eSmart, vOffice, SOffice...

Thị trường vì thế khá cạnh tranh và phân khúc cũng đa dạng.Chỉ riêng hệ thống của Regus đã mở rộng với năm trung tâm lớn tại TP.HCM và HàNội, có hơn 1.000 khách hàng sử dụng dịch vụ cho nhu cầu giao dịch tại Việt Nam.Levelone toạ lạc tại Kumho mới đây cũng nhanh chóng có một lượng khách hàng lớn.Hay hệ thống trong nước có quy mô lớn như G-Office cũng có hơn 500 khách hàng.Thị trường trong vài năm gần đây tăng trưởng nhanh, đặc biệt khi suy thoái, cácdoanh nghiệp giảm chi phí hoạt động và khu trú dịch vụ cũng góp phần tăng độ lớncủa thị trường.

Các công ty hơn nhau ở các dịch vụ hậu cần, nhà cung cấp nàocàng chuyên nghiệp càng thu hút khách hàng. Nhiều dịch vụ cao cấp khác hỗ trợđắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại nhà, hay hỗ trợ những người làmcông việc thường xuyên di chuyển, thậm chí vận hành các trung tâm thương mại tạicác sân bay và các trung tâm thương mại khác để phục vụ khách hàng bất cứ nơinào họ cần làm việc.

Ông Dũng tính toán, tổng chi phí thuê văn phòng của Hữu Liêntại toà nhà HD Tower để kinh doanh văn phòng chia sẻ khoảng 30 đôla Mỹ/m2/thángchưa tính đầu tư trang trí nội thất, tiền đặt cọc khấu hao cũng lên đến hàng tỉđồng, đầu tư các dịch vụ cộng thêm. Chi phí thuê văn phòng chừng 50m2 tại các vịtrí đắc địa hiện khoảng 5.000 đôla Mỹ hàng tháng, chưa tính đầu tư cho hệ thống,nhân viên, hạ tầng viễn thông… Trong khi để có một văn phòng nhỏ, nếu sử dụngdịch vụ chia sẻ, các doanh nghiệp chi phí chỉ khoảng 200 đôla hàng tháng và cóthể chọn cách “xài bao nhiêu chi bấy nhiêu”.

Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê như là dịch vụcơ bản, các công ty nhắm vào cạnh tranh và thu lợi chính ở các dịch vụ gia tăngcho khách hàng trong hệ thống của mình như thiết bị văn phòng, dịch vụ hồ sơpháp lý, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán, dịch thuật, máy bay, khách sạn cho đếnnhững dịch vụ hiện đại như giải quyết các sự cố hay khủng hoảng… “Đây là mô hìnhđầu tư lớn và thu bạc cắc nhưng các công ty nước ngoài thành công với lợi nhuậnhàng tỉ đô la Mỹ mỗi năm. Tiềm năng thị trường đang rất lớn nhưng quan trọng làdịch vụ như thế nào để thành công mới là khó”, theo ông Dũng.

Theo Tuyết Ân
Sài Gòn Tiếp Thị