Office Web Apps là một “bản sao” hoàn hảo của bộ ứngdụng Office thông thường cài đặt trên máy tính. Ứng dụng này cho phép bạn xâydựng, chỉnh sửa… các tài liệu một cách nhanh chóng với giao diện thân thuộc nhưphiên bản thông thường.
Điểm nổi bật của Office Web Appsđó là bạn có thể sử dụng công cụ này bất cứ nơi nào có Internet, lưu trữ và chiasẻ các file văn bản được thuận tiện hơn và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí.
Đăng nhập và sử dụng OfficeLive:
Để sử dụng công cụ này, bạn truycập vào https://office.live.com/, dùng tài khoản Windows Live (hotmail, msn…) đểđăng nhập. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký cho mình một tài khoản miễn phí
 |
Upload và chỉnh sửa file sẵncó từ máy tính:
Sau khi đăng nhập, giao diện quảnlý của Office Live sẽ hiện ra. Bạn có thể kích vào các biểu tượng ở phía bênphải của giao diện để tạo mới 1 file văn bản, bảng tính hoặc 1 file trình diễn.(tương tự với Word, Excel và PowerPoint).
 |
Hoặc bạn cũng có thể sử dụngOffice Live để chỉnh sửa 1 file sẵn có trên máy tính. Công cụ trực tuyến này hỗtrợ định dạng file Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Để làm điều này, bạn nhấnvào link Add files nằm ở phía trên trang web.
 |
Những tài liệu được upload sẽđược chứa trên SkyDrive (dịch vụ lưu trữ và chia sẻ file trực tuyến củaMicrosoft). Sau khi nhấn nút Add files, bạn sẽ được chọn các thư mục để lưu trữfile (để thuận tiện hơn trong việc phân loại và quản lý).
Nếu muốn chia sẻ file với toàn bộmọi người dùng trên toàn thế giới, bạn chọn New Folder (để tạo mới 1 thư mục lưutrữ), tại mục Share with, nhấn mục Change và thay đổi quyền sử dụng từ ‘Just me’thành ‘Everyone (Public)’.
 |
Để upload file, bạn có thể kéo vàthả file từ cửa sổ trên máy tính vào khung upload của Office Live. Trong trườnghợp cách thức upload này không sử dụng được, bạn có thể nhấn vào đường link ởmục ‘Having trouble uploading? Try the standard upload page’ ở bên dưới vàupload file theo cách chọn file thông thường.
 |
Lưu ý: các file văn bản đượcupload có dung lượng không quá 50MB, các file ảnh upload có dung lượng không quá1600 điểm ảnh (pixel) theo chiều ngang.
Sau khi hoàn tất quá trình uploadfile, bạn có thể chọn để bắt đầu chỉnh sửa file (Edit in browser), hoặc chia sẻfile với người khác (Share)…
Trong trường hợp 1 file đã đượcbạn chỉnh sửa (bằng Office Live) trước đó, bạn có thể nhấn vào mục VersionHistory để xem lại các nội dung trước khi chỉnh sửa. Điều này sẽ hữu ích trongtrường hợp cần khôi phục lại các nội dung đã được chỉnh sửa trước đó.
 |
Tạo mới các file tài liệu:
Để tạo mới 1 file văn bản (Word,Excel, PowerPoint hoặc OneNote), bạn có thể quay về trang cá nhân của OffieLive, nhấn vào 1 trong 4 biểu tượng tương ứng tại mục ‘Create a new onlinedocument’, hoặc nhấn vào mục New (ở góc trên bên trái giao diện Office Live),chọn 1 trong 4 tùy chọn hiện ra.
 |
Đặt tên file tại bươc hiện ra sauđó và nhấn nút Save. Giao diện soạn thảo của Office Live được thiết kế giống vớibộ Office 2010 vừa được công bố của Microsoft, nhưng đã được rút gọn và có íttính năng hơn.
 |
Tuy nhiên, về cơ bản, các tínhnăng soạn thảo văn bản và các hàm tính toán (của excel) đều được cung cấp vàngười dùng có thể nhận thấy Office Live không hề thua kém các bộ ứng dụng vănphòng của Microsoft. Đặc biệt, với ứng dụng OneNote, người dùng có thể vừa soạnthảo, vừa có thể bàn luận với đồng nghiệp (thông qua Internet) trực tuyến ngaytrong trang soạn thảo. Công cụ này thực sự hữu ích cho những ai thường xuyênphải làm việc theo nhóm.
 |
Sau khi hoàn tất soạn thảo 1 filevăn bản, bạn có thể lưu chúng lại trực tuyến trên SkyDrive, hoặc download về máytính, chia sẻ hoặc thậm chí là in file vừa được tạo ra.
 |
Lưu ý: tính năng in văn bảnchỉ có thể sử dụng khi bạn chọn xem file ở chế độ Version History.
Về cơ bản, giao diện và cách thứcsử dụng của các công cụ như Excel, PowerPoint của Office Live đều tương tự nhưcông cụ Office thông thường, do vậy sẽ không đề cập tới ở đây.
Sau khi soạn thảo và lưu file,khi cần thiết, bạn có thể truy cập vào tài khoản Live của mình để download cácfile đó và sử dụng. Đây là ưu điểm của Office Live, bạn có thể truy cập và sửdụng file của mình ở bất cứ đâu, miễn là nơi đó có Internet.
Với bộ ứng dụng văn phòng mới nàycủa Microsoft, người dùng sẽ thuận tiện hơn khi muốn soạn thảo nhanh những filevăn bản, bảng tính mà máy tính của mình không được cài đặt Microsoft Office hoặccài đặt các bản Office cũ, không thể đọc được file định dạng mới.
 |
Thêm vào đó, với 25GB dung lượnglưu trữ miễn phí của SkyDrive, người dùng có thể upload và chia sẻ file của mìnhmột cách thoải mái mà không lo sợ về giới hạn lưu trữ trực tuyến. Như vậy, bạncó thể truy cập ngay vào các file tài liệu quan trọng của mình bất cứ khi nào vàbất cứ đâu mà không cần phải luôn mang chúng bên mình.
Đặc biệt, ngay cả khi bạn sử dụngcác hệ điều hành khác như Linux hay Mac, bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng quenthuộc của Microsoft, miễn là máy tính đó được kết nối Internet và cài đặt mộttrình duyệt quen thuộc.
Theo Phạm Thế Quang Huy
Dân trí
