Doanh nghiệp bị hành vì “làm văn mẫu”

Quy chuẩn và nhữngphát sinh thực tế

Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004của Chính phủ quy định về Công tácvăn thư quy định áp dụng đối với mọi tổ chức kinh tế, trong đó có cáccông typhi nhà nước, kể cả công ty 100% vốn của nước ngoài.

Theođó, một doanh nghiệpcũng phải thực hiện những thao tác không khác gì cơ quan nhà nước trongviệc banhành văn bản và chấp hành về thể thức của văn bản. Tiếp theo là Thông tưliêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòngChính phủhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức văn bản hành chínhgồm nhiều thành phần, trong đó có quốc hiệu “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩaViệt Nam;Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Đã có Phòng Công chứng nhất định khôngchịu xácnhận hợp đồng thế chấp hàng hóa chỉ vì thiếu dòng quốc hiệu.

Việcvăn bản củacác doanh nghiệp đều phải ghi quốc hiệu là điều không cần thiết. Đã từngxảy rachuyện rắc rối khôi hài, khi một công ty nước ngoài phát văn bản “kiện”Nhà nướcta vì cho rằng tên “Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” ở trên, khác nàođó làcông ty mẹ, thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thay công ty con củamình.

Đặcbiệt, hợp đồng buôn bán ký giữa công ty Việt Nam với công ty có quốctịch nướcngoài mà cũng cứ ghi quốc hiệu như trên thì lại càng không ổn. Chưa nói,để cho“công bằng” thì phải ghi quốc hiệu của cả hai nước. Như thế, xem ra hợpđồnggiữa hai bên có dáng dấp của Hiệp định giữa hai quốc gia.

Thiết nghĩ, xin đừng bắt phải ghi quốc hiệuvào hợp đồng, văn bản giao dịch làmăn giữa các công ty tư nhân với nhau, không “dính” đến Nhà nước. Thayvào đó,chỉ cần ghi các nội dung lô-gô, địa chỉ, điện thoại,… là hợp lý và hữuích hơnnhiều.

Văn bản ngoài “luồng”

Điều 4 Nghị định trên còn quy định rõ 4 hìnhthức văn bản hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; vănbản hànhchính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị- xã hội.

Mọivăn bản của doanh nghiệp được xếp vào loại hình “văn bản hànhchính”. Nghị định này liệt kê văn bản hành chính gồm 23 loại, trong khiđó nhữngloại văn bản khác của doanh nghiệp “chiểu” theo đúng Nghị định về Côngtác vănthư thì lại thành ra là văn bản ngoài “luồng”.

Chẳng hạn như, Điều lệ, Nghịquyết của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp; Thỏa ước lao động tập thểtheoquy định của Bộ luật Lao động rồi Cổ phiếu theo quy định của Luật Doanhnghiệpvà Luật Chứng khoán không biết thuộc loại văn bản nào?

Ngaycả giấy ủy quyềntheo quy định của Bộ luật Dân sự và Bộ luật Tố tụng dân sự cũng khôngthuộc vănbản hành chính? Rồi Dự án đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư, Luật Xâydựng,Luật Đấu thầu và Luật các Tổ chức tín dụng cũng không biết xếp vào loạivăn bảnnào?...

Một câu hỏi đặt ra, tại sao doanh nghiệp không được ban hànhthẳng quy chế, quyđịnh, quy trình, nội quy mà lại cứ phải thông qua quyết định? Thông tư55 nóitrên cũng “bắt” các công ty phải thực hiện “bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm”. Như vậy, mỗi năm Đại hội đồngcổ đônghay Hội đồng thành viên họp một lần, thì lúc nào cũng ghi biên bản số01? Nếudoanh nghiệp ghi theo số thứ tự phiên họp diễn ra qua các năm thì liệucó tráipháp luật?

“Chống lại” quyền luật định

Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP cònphân biệt thẩm quyền ký văn bản trên cơsở phân ra làm 2 loại cơ quan, tổ chức: Làm việc theo chế độ thủ trưởngvà làmviệc theo chế độ tập thể. Vậy doanh nghiệp phải theo loại tổ chức nào,khi màĐại đội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, HĐQT, Ban kiểm soát làm việctheo chếđộ tập thể, còn Tổng giám đốc thì lại làm việc theo chế độ thủ trưởng?

Nghị địnhcũng quy định “Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụlãnh đạokhác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chứcnhững vănbản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vựcđượcphân công phụ trách”. Điều này cũng không phù hợp với tính chất của Hộiđồngthành viên và HĐQT, vì theo đúng Luật Doanh nghiệp thì chỉ có Chủ tịchvà cácthành viên, chứ không có chức danh Phó Chủ tịch hoặc các thành viên lãnhđạokhác.

Chẳng hạn Điều 49 của Luật Doanh nghiệp quyđịnh: “Trường hợp vắng mặt thìChủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền bằng văn bản cho một thành viênthực hiệncác quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắcquy địnhtại Điều lệ công ty.” Cũng tương tự như vậy là Điều 111 của Luật Doanhnghiệp vềviệc ủy quyền của Chủ tịch HĐQT.

Nghị định còn quy định: “Trong trường hợpđặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổchức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừaủy quyềnmột số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quyđịnhbằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủyquyềnkhông được ủy quyền lại cho người khác ký”.

Nhưvậy, Tổng giám đốc chỉ được ủyquyền cho Trưởng phòng, chứ không được phép ủy quyền cho cán bộ, nhânviên kháccủa doanh nghiệp ký hợp đồng. Điều này là trái với các quy định của Bộluật Dânsự về việc ủy quyền và ủy quyền lại.

Đã từng có Phòng công chứng căn cứ vào quyđịnh con dấu chỉ được đóng vào chữ kýcủa người có “chức sắc” ký văn bản, nên từ chối việc xác nhận hợp đồngcủa doanhnghiệp khi người ký chỉ là “lính” nghiệp vụ. Thứ nhất đây là sự từ chốitráiluật. Thứ hai, kể cả có “vin” vào Nghị định trên cũng không đúng, vì vềnguyêntắc chỉ cần con dấu đóng trong văn bản ủy quyền là đủ, chứ đâu có bắtbuộc phảiđóng thêm một con dấu nữa vào chính bản hợp đồng.

Điều đáng nói, lâu nay rấtnhiều doanh nghiệp chủ động vượt qua các “rào cản” luật pháp về văn bản,văn thưnói trên để văn bản của mình chuyên nghiệp hơn, hợp lý hơn, thực chấthơn.

Sựviphạm pháp luật một cách bất đắc dĩ, thực ra lại cần thiết và không gâyra hậuquả xấu, tai hại nào. Đó cũng chính là một trong những vấn đề về thủ tụchànhchính cần cải cách để cởi trói cho doanh nghiệp. Đã đến lúc phải xâydựng Luậtvề công tác văn thư và Luật về con dấu để đừng buộc văn bản của doanhnghiệp,nhất là công ty tư nhân, phải đồng dạng với văn bản hành chính nhà nước.

Theo Doanh nhân

TIN LIÊN QUAN