Bí quyết ngăn ngừa nhân viên nhận tiền hoa hồng

Trong thực tế, tại Việt Nam đangphổ biến hiện tượng nhân viên và nhà cung cấp thông đồng cung cấp hàng hóa, dịchvụ với giá cao. Đổi lại, nhân viên phụ trách mua hàng sẽ được nhận tiền hoa hồngcủa nhà cung cấp.

Minh họa: Khều.

Những hệ lụy

Vấn đề nhận tiền hoa hồng đanggây ra nhiều hệ lụy xấu về mặt kinh tế, xã hội, giáo dục... không chỉ cho cácbên tham gia giao dịch mà còn cho cả nhà nước và xã hội.

Doanh nghiệp phải chịu: (i) muahàng hóa, dịch vụ với giá cao, dẫn đến giá thành sản phẩm tăng, làm giảm tínhcạnh tranh, khiến doanh nghiệp mất lợi nhuận; (ii) chất lượng hàng hóa, dịch vụkhông đảm bảo vì nhân viên sẽ lơ là trong việc kiểm tra; (iii) tạo ra bất bìnhđẳng và không hợp lý về thu nhập, dẫn đến tạo ra môi trường làm việc không bìnhđẳng giữa các nhóm lao động trong doanh nghiệp; (iv) làm giảm tính chuyên nghiệpcủa hệ thống quản lý nội bộ trong doanh nghiệp.

Đối với nhà cung cấp: (i) khoảntiền hoa hồng sẽ không thể đưa vào chi phí hợp lý vì không có hóa đơn, chứng từhợp lệ để chứng minh, vô hình trung họ phải chịu thêm 25% tiền thuế thu nhậpdoanh nghiệp; (ii) phải duy trì thêm sổ sách ngoài các sổ sách kế toán thuế theoquy định của pháp luật để quản lý số tiền chi hoa hồng, dẫn đến việc vi phạmhành chính về thuế và kế toán; (iii) giá chào bán hàng hóa, dịch vụ cao làm giảmtính cạnh tranh; (iv) đánh mất sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Việc trả tiền hoa hồng như trênsẽ làm Nhà nước thất thu về thuế thu nhập cá nhân đánh trên các khoản thu nhậpkhông thường xuyên của cá nhân nộp thuế. Đối với xã hội, thông lệ trả tiền hoahồng sẽ làm mất đi hình ảnh đẹp về người lao động Việt Nam trong mắt các nhà đầutư nước ngoài, khiến môi trường đầu tư của Việt Nam kém hấp dẫn; tạo ra một thóiquen xấu của người lao động.

Ngănngừa

Ở góc độ quản lý doanh nghiệp,câu hỏi đặt ra là chủ doanh nghiệp phải làm gì và làm thế nào loại bỏ hoặc giảmthiểu vấn nạn này. Dưới đây xin đề xuất một số giải pháp thực hiện. Những giảipháp này có thể triển khai riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau, tùy theo đặc điểm vàkhả năng của từng doanh nghiệp, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

Doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấpký cam kết không trả tiền hoa hồng cho nhân viên mua hàng dưới mọi hình thức.Các hình thức chế tài nếu nhà cung cấp vi phạm bao gồm (không giới hạn việc chấmdứt lập tức giao dịch giữa hai bên) không thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ mànhân viên mua hàng nhận tiền hoa hồng cũng như phạt vi phạm hợp đồng (tối đakhông quá 8% giá trị hợp đồng bị vi phạm) và phạt bồi thường hợp đồng (theo giátrị thiệt hại trực tiếp và thực tế phát sinh cùng khoản lợi trực tiếp mà doanhnghiệp đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm).

Doanh nghiệp cần bổ sung vào nộiquy lao động hành vi nhận tiền hoa hồng là một trong những hành vi vi phạm bị ápdụng hình thức kỷ luật lao động cao nhất là sa thải (theo điều 85.1, Bộ luật Laođộng), đồng thời quy định về mức thiệt hại vật chất của doanh nghiệp để làm cơsở cho việc sa thải nhân viên là từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi hành vi vi phạmbị phát hiện. Doanh nghiệp cần đăng ký nội dung sửa đổi, bổ sung này với sở laođộng - thương binh và xã hội địa phương để có giá trị pháp lý.

Để tăng hiệu quả pháp lý, doanhnghiệp có thể bổ sung vào hợp đồng lao động đã ký với nhân viên mua hàng (dướihình thức phụ lục hợp đồng) hay soạn thảo một cam kết ngắn về việc không nhậntiền hoa hồng và chấp nhận các chế tài của doanh nghiệp.

Tổ chức các buổi huấn luyệnthường xuyên trong phạm vi doanh nghiệp về nội quy lao động và quy chế đạo đức (cầnnhấn mạnh việc nhận tiền hoa hồng là vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động vàquy chế đạo đức của doanh nghiệp, sẽ bị chế tài ở mức độ kỷ luật lao động caonhất) để tạo ý thức tuân thủ của nhân viên.

Doanh nghiệp cần có chính sáchluân chuyển nhân viên hàng năm. Việc này có thể giúp nhân viên hiểu được quytrình của từng công việc, biết được những cơ hội của từng vị trí và cách tiếpcận các cơ hội đó (chủ động hoặc bị động). Nhờ đó giảm thiểu việc thông đồnggiữa nhà cung cấp và nhân viên.

Trong việc lựa chọn nhà cung cấp,doanh nghiệp cần lập ra quy trình xét duyệt nghiêm ngặt với sự tham gia củanhiều phòng ban liên quan trong doanh nghiệp. Càng có nhiều người tham gia, sựthông đồng sẽ càng giảm.

Doanh nghiệp cần có quy trình thủtục chọn nhà cung cấp hàng năm. Chẳng hạn có thể cân nhắc chọn nhà cung cấp đãcung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp từ hơn hai năm trở lên. Bước nàynhằm cắt đứt các mối quan hệ không trung thực giữa nhân viên và nhà cung cấp.Tuy nhiên, có thể giữ lại nhà cung cấp thực sự có uy tín và gắn bó lâu dài vớidoanh nghiệp.

Cần ban hành quy chế mua hàng.Theo đó, yêu cầu các trao đổi, thương lượng điều khoản hợp đồng với nhà cung cấpphải thông qua các kênh trao đổi thông tin chính thức của doanh nghiệp. Hạn chếtrao đổi mua bán hàng hóa, dịch vụ qua e-mail, điện thoại cá nhân. Bằng việc lưutrữ thông tin trên máy chủ, lưu các cuộc điện thoại, doanh nghiệp sẽ có mộtnguồn thông tin để kiểm tra việc tuân thủ quy định của nhân viên.

Doanh nghiệp cần tránh gián tiếphợp thức hóa việc nhận tiền hoa hồng của nhân viên. Tại một số doanh nghiệp, chủdoanh nghiệp ngầm đồng ý cho nhân viên nhận tiền hoa hồng với điều kiện phải báocho chủ doanh nghiệp biết. Số tiền này được đưa vào một quỹ chung để chia chonhân viên trong phòng theo tháng, quí. Cách này có vẻ hợp lý vì doanh nghiệpkhông mất gì, còn tất cả nhân viên đều có tiền.

Tuy nhiên, trong thực tế việc nàysẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp, đồng thời sẽ tạo điều kiện cho nhân viên thỏathuận ngầm với nhà cung cấp để nhận thêm tiền hoa hồng ở bên ngoài. Sau cùng,doanh nghiệp có thể xem xét việc thành lập phòng ban kiểm soát tuân thủ hoặc ítnhất cũng có một chuyên viên để kiểm soát việc tuân thủ chính sách của doanhnghiệp.

Theo TBKTSG